Abweichende Rechnungsanschriften

Dieses Thema im Forum "Rechnungswesen" wurde erstellt von Salfalur, 14. Februar 2018.

  1. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Moin,

    wir haben momentan Probleme, abweichende Rechnungsanschriften einzurichten. Im alten System (Ultimate) wurde bei Rechnungserstellung die Adresse händisch gepflegt, im neuen System (Sage 100) gab es die Übergangslösung, einen neuen Debitor als Rechungsempfänger anzulegen. Letzteres ist aber wohl bilanziell falsch, da der Rechnungsempfänger dementsprechend als Auftragsgeber erscheinen würde.
    Nun ist mir aufgefallen, dass man bei Belegerstellung (AB) grundsätzlich die Möglichkeit hat, die Rechnungsadresse anzupassen ohne die hinterlegten Stammdaten zu ändern. Leider funktioniert das aber scheinbar nur, wenn ein abweichender Debitor als Rechnungsempfänger hinterlegt ist.
    Beispiel:
    Fall 1) Debitor 10001 bestellt, bekommt die AB und ist auch als Rechnungsempfänger hinterlegt - Rechungsadresse lässt sich im Beleg nicht anpassen.
    Fall 2) Debitor 10001 bestellt, bekommt die AB, aber Debitor 10002 ist als Rechnungsempfänger hinterlegt - Rechungsadresse lässt sich anpassen (er zieht die Anschrift etc. aus den Kundenstammdaten, aber die Adresse lässt sich individuell im Beleg bearbeiten ohne die Stammdaten zu verändern).

    Hat jemand eine Idee, wie sich eine abweichende Rechnungsanschrift (grds. immer dieselbe) ohne neuen Debitor einrichten lässt, eventuell sogar in den Kundenstammdaten? Vielen Dank schon einmal im Voraus!
     
  2. Klaus Libera

    Klaus Libera Neues Mitglied Mitglieder

    Moin, moin :eek:)

    Geht ganz einfach:
    Da die Rechnungsanschrift immer dieselbe ist, diese Adresse anlegen und eine Debitorennummer vergeben.
    Im 2. Step beim beauftragenden Kunden im Bereich Verkauf / Lieferung unter Rechnung das Feld <Rechnung an> mit der Debitorennummer des Rechnungsempfängers befüllen.

    Folge:
    ABs und Lieferscheine (sofern keine abw. Adresse hierzu hinterlegt ist) gehen an den Auftraggeber. Wird der Vorgang in eine Rechnung übernommen, steht dort der Rechnungsempfänger drin sowie der Auftraggeber und ggf. die abweichende Lieferanschrift.
    Ist steuerlich somit absolut sauber.

    Müssen Sie natürlich bei jedem Auftraggeber eintragen...

    Beste Grüße
    Klaus Libera
     
  3. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Hallo und danke für die Rückmeldung,

    die beschriebene Lösung ist leider genau das, was wir nicht (mehr) machen sollen, weil das nach Rückmeldung unserer Buchhaltung dazu führt, dass der Rechungsempfänger bilanziell als Auftraggeber gewertet wird. Oder ist besagte Rückmeldung falsch?
     
  4. Klaus Libera

    Klaus Libera Neues Mitglied Mitglieder

    Frage:
    Geht die Rechnung an eine komplett andere Firma? (z.B. Zentralregulierer, Einkaufsverbund, Muttergesellschaft, o.ä.). Dann muß schon aus steuerrechtlichen Gründen eine eigene Debitorennummer vergeben werden. Denn diese Firma hat ja eine andere UStID / Steuernummer als der Auftraggeber. Das Finanzamt interessiert sich nicht für den Auftraggeber, sondern für den, von dem ihr das Geld bekommen habt... und eure Fibu ebenso.

    Die Umsätze werden in der Buchhaltung natürlich auf den Debitor gebucht, der die Rechnung bezahlt - in meinem Fall der abweichende Rechnungsempfänger (Buchungssatz: D10002 und S14000 an S84000 und S17761).

    In der Bilanz wird das jew. in den Kontokorrentdetails hinterlegte Sammelkonto (SKR03: S1400 Forderungen und Verbindlichkeiten) ausgewiesen - nicht der Debitor...
    In der Bilanzauswertung (BWA) werden die entsprechenden Sachkonten für die Umsatzerlöse bebucht (S8400, ...), nicht der einzelne Debitor... Es sei denn, ihr habt für jeden Debitoren ein Sachkonto...

    Mal zur Klärung:
    Ich habe einen Auftraggeber namens Fa. Auftraggeber GmbH mit der Debitorennummer D10001.
    Der hat neben der normalen Anschrift (Lieferstraße 1, 12345 Berlin) auch eine abweichende Postanschrift (Postfach 1234, 10593 Berlin).
    Das bedeutet: Angebote Auftragsbestätigungen, Rechnungen (auch Stornos, Gutschriften, ...) gehen an die Postfachadresse.
    Lieferbelege gehen an die normale Anschrift, sofern ich nicht in den Kontokorrenten eine abweichende Lieferandresse angegeben habe.

    Ansonsten (Fa. Auftraggeber GmbH ist auch der Rechnungsempfänger - nur die Anschrift ist unterschiedlich; UStID / Steuernummer bleiben gleich) habt ihr folgende Möglichkeit:
    1. In der Adresse bei Kontokorrent die Debitorennummer kopieren (Adresse mitkopieren). System legt nun neue Adresse an. Hier die Adresse ändern und Matchcode ergänzen um z.B. Rechnung.
    2. In der alten Adresse Matchcode ergänzen um z.B. Auftrag. Dann dort in den Kontokorrentdetails den abweichenden Rechnungsempfäger (Debitorennummer der neuen Adresse) eintragen.

    Zur besseren Übersicht dann noch unter Gruppenkennzeichen - Anwendung - Adressen z.B. KDA (Kunden Aufträge) und z.B. KDR (Kunden Rechnung) anlegen und entsprechend den beiden Adressen zuordnen.
     
  5. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Nein, es ist dieselbe Firma, die haben nur einen zentralen Rechungseingang an einem anderen Standort. Ich kann leider nicht nachvollziehen, wie unsere Buchhaltung das regelt (da ich kein Teil davon bin, ich weiß - schlechte Voraussetzung), wir haben lediglich folgende Meldung aus der BuHa bekommen:

    >> Rechnungsadresse: Dafür sollte [...] ein Debitor angelegt werden mit der Rechnungsadresse. Dieser Debitor musste gepflegt werden / verknüpft werden mit dem Debitor des Auftraggebers.

    Durch diese Verknüpfung erschien auf der Rechnung auch die richtige Adresse. Jetzt das Problem:

    Dieser Debitor (Rechnungsempfänger) erscheint in der Bilanz. Dies ist rechtlich leider falsch. Die Forderung besteht gegen den Auftraggeber und nicht gegen den Rechnungsempfänger. Dies darf in der Bilanz nicht sein.

    Der Rechnungsempfänger darf nur genutzt werden, wenn wir diesen auch verklagen könnten. Die ist bei uns der Auftraggeber und nicht der Rechnungsempfänger. Diese Verknüpfung ist also nur dafür da, wenn der Rechnungsempfänger auch rechtlich infrage kommen würde.

    Wir brauchen eigentlich nur ein Adressfeld, dies gibt es so halt nicht!<<

    Nochmal zur Situation:
    1) Auftraggeber ist
    Firma
    Auftraggeber GmbH
    12345 MusterstadtA
    (in bisheriger Lösung Debitor 10001)

    2) Lieferadressen sind unproblematisch
    3) Rechnungsempfänger ist ebenfalls Firma Auftraggeber GmbH, aber läuft als
    Firma
    Auftraggeber GmbH
    Rechnungseingang 2018
    45678 MusterstadtB
    (in bisheriger Lösung Debitor 10002)

    4) Auftraggeber und Rechnungsempfänger sind bei allen Aufträgen gleich

    Den Lösungsvorschlag habe ich jetzt leider nicht verstanden. Das klingt vom Prinzip her wie unsere bisherige Lösung mit zwei Debitoren, nur dann über eine Debitorennummer? Eine Doppelvergabe derselben Debitornummer an zwei Adressen (also Systemadressen) ist doch gar nicht möglich oder sehe ich das falsch?
     
  6. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

    verstehe ich es richtig, dass du eigentlich nur eine "Rechnungsanschrift" abweichend angeben willst?

    oder gibt es nachher einen zentralen Regulierer über mehrere Debitorennummern?
     
  7. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Ja, ich brauche nur eine "rein optische" abweichende Rechnungsadresse. Bei Rechungserstellung wird ja eine Adresse im Kopf automatisch gezogen, die man theoretisch händisch abändern kann. Diese Adresse soll nur halt automatisch richtig gezogen werden, alles unter derselben Debitornummer.
     
  8. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

    da haben wir eine Lösung ;-)
     
  9. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

    Man kann im Adressstamm zu einer Adresse eine abweichende Rechnungsanschrift - nur die Adresse, keine Debitorennummer hinterlegen. Eigentlich synchron zur Postanschrift - hinterlegen.

    Umsetzung haben wir allerdings nur für die Sage 100 mit neuer Oberfläche.
     
  10. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Wie genau muss ich das jetzt verstehen mit der neuen Oberfläche? Ich nehme mal an, dass es dabei nicht nur um die Aktualität der Software geht sondern eher die Ausführung bzw. Zusatzmodule?
     
  11. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

    Neue Oberfläche - damit meinte ich die neue Oberfläche der Sage 100

    Sage100_Adresstamm.JPG
     
  12. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Sieht grundsätzlich genauso bei uns aus, wobei wir die Kundenpflege komplett über die Kundenstammdaten laufen lassen.
     
  13. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

    Das wäre egal. Wichtig ist/war nur, dass es nicht die alte Stammdatenmaske ist.

    alter Adressstamm.JPG
     
  14. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Auf die Gefahr hin, jetzt dumm zu klingen:
    Wie kommt man in diese Übersicht und wie kann man dort die abweichende Rechungsanschrift hinterlegen?
     
  15. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

    Im Standard garnicht - das geht nur mit einer Erweiterung die wir im Rahmen eines Kundenprojektes umgesetzt haben.

    Ich schaue mal das ich kein paar Scrennshots besorgen kann.

    Grüße
     
  16. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Super, dankeschön. Ich finde es dennoch sehr merkwürdig, dass dafür scheinbar keine Standardlösung existiert. Die bestehende Problematik erscheint mir jetzt nicht so ungewöhnlich.
     
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  17. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

    ich kann natürlich nur für uns sprechen aber wir haben bei knapp 400 Kunden einen einzigen, der diese Anforderung hat.

    Anbei die Screenshots
    radresse2.png radresse.png
     
  18. Salfalur

    Salfalur Neues Mitglied

    Das überrascht mich jetzt, weil wir einige Kunden mit abweichenden Rechnungsadressen haben, was mir jetzt auch nicht ungewöhnlich erscheint...Machen die anderen das dann mit dem extra Debitor?

    Danke auch für die Screenshots! :)
     
    ws07 gefällt das.
  19. breithecker

    breithecker Administrator Mitglieder

  20. ws07

    ws07 Neues Mitglied

    Hi, ich bin mit genau diesem Problem diesem Forum beigetreten. Unser IT-Mensch, der bei uns SAGE 100 installiert hat, hat auch behauptet, dass es so gut wie keine Kunden gäbe, bei denen die Re-Adresse abweicht.
    Bei uns ist das jedoch bei mind. 30% unserer Kd. der Fall! Umgehört im Bekanntenkreis, wurde mir berichtet, dass ALLE Befragten Kunden mit abweichenden Re-Adressen in nicht unerheblicher Menge im Kundenstamm haben.

    Mich würde jetzt interessieren, inwiefern die Screenshots weitergeholfen haben. Jetzt weiß ich, dass man diese Option erstellen oder programmieren kann, es wäre aber schön, wenn es eine allgemeine Lösung für dieses Problem gäbe.
    Hat sich hier innerhalb der letzten 12 monate etwas neues ergeben?
     

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