DATEV Schnittstelle: Export der Buchungssätze inkl. digitalem Beleg

Dieses Thema im Forum "Rechnungswesen" wurde erstellt von mt_endoscout, 5. Juni 2019.

  1. mt_endoscout

    mt_endoscout Neues Mitglied

    Hallo,

    wir benutzen SAGE100, unser Steuerbüro DATEV für unsere Buchhaltung.

    Unsere Eingangsrechnungen werden digitalisiert, über DATEV archiviert und vom Steuerbüro anschliessend verbucht. Somit sind in DATEV bei den Buchungssätzen auch die passenden Belege hinterlegt und alle Belege auch GOBD konform digital archiviert.

    Aktuell werden unsere kundenseitigen Belege als Excel-Liste (Tagesumsatzliste) an unser Steuerbüro übergeben.

    Nun haben wir uns überlegt die kundenseitigen Belege bzw. Buchungssätze über die DATEV Standard-Schnittstelle im Rechnungswesen an DATEV zu übergeben.
    Leider können aber nur die Buchungssätze, nicht aber die dazugehörigen digitalen Belege übergeben werden, richtig??

    Gibt es eine Möglichkeit die Buchungssätzen zusammen mit den digitalen Belegen an DATEV zu übergeben?
    Somit könnte man in DATEV den Buchungsaufwand reduzieren, die digitalen Belege wären mit den Buchungen verknüpft und gleichzeitig GOBD konform archiviert.

    Falls dies nicht geht, wie könnte eine alternative Lösung aussehen? Oberste Priorität haben für mich die digitale Archivierung sowie Verknüpfung der Belege mit den Buchungssätzen in DATEV.

    Im Moment könnte ich mir nur vorstellen beim Druck der Belege automatisch ein PDF zu erzeugen und abzuspeichern. Diese Belege werden dann in gewissen Abständen über Datev archiviert und vom Steuerbüro verbucht, ähnlich unserem Prozess bei den Eingangsrechnungen.

    Über ein paar Tipps wäre ich sehr dankbar.

    Herzliche grüsse,
    MT
     
  2. KMoeser

    KMoeser Mitglied Mitglieder

    Hallo,

    eine solche Lösung (Sie buchen innerhalb von Sage inkl digitaler Ablage der Eingangs-&Ausgangsbelege und übergeben dann die Buchungen inkl. der Belege an "Unternehmen Online" der Datev) ist möglich.

    Allerdings nicht mit "Sage Bordmitteln", sondern mit einer zusätzlichen Dokumenten-Management-Lösung, in der dann aber auch alle anderen Belege (zb unterschriebene Lieferscheine, Produktionsbelege, Verträge,..) automatisch archiviert werden könnten.

    Um den Aufwand zu schätzen müßte man aber wissen, um wieviele belege pro Woche/Monat man da spricht.

    Gerne stehe ich da bei Fragen zur Verfügung.

    Viele Grüße
    K.Möser
     
  3. mt_endoscout

    mt_endoscout Neues Mitglied

    Es geht nur um die Ausgangsbelege. Eingangsbelege müssten nicht zusätzlich über sage archiviert werden.

    Wie haben maximal 30 ausgangsbelege pro Tag. D.h. 150 belege pro Woche.

    Wir bräuchten dann eine rewe Lizenz für die buchungssätze und zusätzlich noch eine dms Lizenz? Die dms Lizenz für einen Nutzer oder alle?

    Viele Grüsse,
    M. Tränkle
     
  4. KMoeser

    KMoeser Mitglied Mitglieder

    Hallo Frau Tränkle,

    für eine Datev-Übergabe bräuchten Sie in der Tat mind. eine Rewe-Lizenz.
    Zusätzlich das DMS (nicht Sage!) und die entsprechenden Schnittstellen.
    Inkl. Einrichtung reden wir von einer Projektgröße >3.000€ plus >60€/Monat

    Machen wir gerne, aber ich denke bei 150 Belegen pro Woche wird da der Aufwand zu hoch sein.

    Evenutell gibt es noch weitere Ideen....

    VG
    K.Möser
     
  5. mandreck

    mandreck Mitglied

    Einfachste und praktikabelste Lösung ohne Zusatzkosten. Die Buchungen wie gewohnt per Datev Export übergeben. Und Einmal die Woche die Ausgangsrechnungen als PDF an den Steuerberater und der kann diese dan gleichzeitig mit einlesen und archivieren. Statt von einer Excel Liste abzutippen bzw. zu vergleichen. Dem Steuerberater interessieren doch so wieso nur die Werrte und nicht das was Sie verkauft haben. Schauen Sie mal auf ihren lezten Abschluss aufs kleingedruckte. "Ohne geprüfte Belege".
    Des weiteren gibt es keinen Zwang seitens des Finanzamtes etc. hier irgendwelche Belege überhaupt zu digitalisieren.
    Das ist gerne ein Behauptung von DMS Anbietern und auch des Steuerberaters um zusätzliche Einnahmen generieren zu können. Es reicht vollkommen wenn Sie ihre Rechnungen jederzeit auf ihrem System unverändert wieder herstellen, ausdrucken oder per IDEA übergeben können. Machen Sie sich da lieber über eine geeignete Sicherungslösung Gedanken.

    Hier stellt sich doch die Frage, hat sich ihr Steuerberater überhaupt mal richtig mit Ihnen und Ihrem Sage 100 auseinandergesetzt? Wurden die Kontenrahmen abgestimmt? Warum braucht er noch zusätzlich eine Excel Liste usw.
    Stichwort auch OBE / KNE / CSV Verfahren Datev. Wurden Sie überhaupt über die neuen Möglichkeiten seit Anfang 2018 richtig informiert? Sachkontenlänge, Personenkontenlänge, Anzahl der möglichen Erlös- und Aufwandskonten. Ich würde fast eine Wette abschließen, Nein. Und prüfen Sie auf ihrem letzetn Jahresabschluss mal wieviel Erlöskonnten überhaupt ausgewertet wurden. Ich denke alles auf Sammelkonnten gebucht vom Steuerberater.
     
    mt_endoscout gefällt das.
  6. KMoeser

    KMoeser Mitglied Mitglieder

    In weiten Teilen gebe ich @mandreck Recht.

    Ein DMS oder auch "nur" die Ablage beim Steuerberater um die Dokumente abzulegen macht keinen Sinn, da dieser - auch wenn es oft anders behautet wird - selten bis gar nicht rein schaut.
    Verantwortlich ist immer der Betrieb.

    Auch richtig ist, daß es üblicherweise ausreicht wenn man die Rechnungen im Originalzustand weiterhin "greifbar" hat.
    Dabei muss man halt beachten, das per eMail eingehende Rechnung als PDF aufzubewaren sind (Anhang abgespeichert, wenn im Mailtext nichts steuerrelevantes steht) bzw. die ganze eMail.

    Aber ein DMS richtet mal nicht ein, um den gesetzlichen Vorgaben genüge zu tun.
    Der Hauptsinn ist ein schneller Zugriff auf die Belege.
    Natürlich auch bei einer Prüfung, da man dann sehr schnell auf Fragen antworten kann, oder wenn der Steuerberater gerne Zugriff hätte. Hier sei erwähnt: Bei manchen Kunden hat der Steuerberater die Möglichkeit auf die Rechnungsbelege zu schauen und dann sieht man im Protokoll, wieviel er schaut. ;-)

    Aber primär ist das schnelle Finden von Belegen wichtig finde ich.
    - Welche VK-Rechnungen hat Kunde XY im letzten Jahr bekommen?
    - Welche EK-Rechnungen kamen im ersten Quartal von Lieferant XY?
    - Wann und bei wem haben wir das Gerät gekauft? Garantie?
    - Wer hat den Lieferschein beim Kunden XY unterschrieben?
    - Was steht im Vertrag mit Kunde XY?
    - Was steht im Versicherungsbeleg 1234/5678?
    - Welcher Mitarbeiter hat den Fertigungsauftrag 12345 unterschrieben?
    - usw.

    Das sind Gründe, warum jeder Betrieb ein richtiges DMS haben sollte.
    Die Ablage beim Steuerberater hilft da kaum was.
     
  7. mandreck

    mandreck Mitglied

    Auch hier wieder die einfache Lösung.
    NAS oder Serverlaufwerk mit entsprechenden Berechtigungen.
    Vernünftige Ordnerstruktur, Kundenbelege / Lieferantenbelege //Eingangsrechnungen /Ausgangsrechnungen eventuell noch Lieferscheine Angebote Aufträge Mahnungen etc.
    Alle Vorgänge als PDF A oder wenigstens PDF speichern.
    Geeigneten Reader haben oder Installieren (nicht unbedingt den Acrobat Reader, wegen Overhead und Spionage), geht aber Notfalls auch damit, besser Foxit Reader.
    STR+Shift+F drücken Netzwerkpfad suchen und zum Beispiel nach Kunden Nummer suchen,
    alle Dokumente mit dem enstprechenden Suchkriterium werden angezeigt. Dokument auswählen mit Doppelklick und fertig. Geht auch mit allen anderen Suchkriterien. Der Reader kennt anschließend die Pfade und eine einfache Such ist möglich. Kann auch schnell und Easy mit einer GUI aufgebohrt werden. Getestet mit mehr als 100.000 Dokumenten. Ergenisse in Sekunden schnelle.
     
    Zuletzt bearbeitet: 17. Juni 2019
  8. KMoeser

    KMoeser Mitglied Mitglieder

    Klar. Einfache Lösungen mit Brodmittel geht immer. #DaumenHoch#

    Aber je nachdem welcher Anwender davor sitzt, ist eine einfache Lösung bei der nicht versehendlich was gelöscht/verändert werdne kann die sicherer. :)
     
  9. mandreck

    mandreck Mitglied

    Die Sicherheit hast Du automatisch in der Domäne. Domänen Benutzer nur Lesen, Schreiben und Ändern ja. Löschen nein. ins Netzlaufwerk. Zusätzlich noch den Dateivversionsverlauf an für Administratoren, kannst Du auch Dokumente die von Admins gelöscht wurden wieder herstellen. Dazu noch eine Log Datei um nachvollziehen zu können welcher Pfosten was gelöscht hat und alles ist gut.
     
  10. intellicon.de

    intellicon.de Mitglied Mitglieder

  11. mandreck

    mandreck Mitglied

    So etwas hört sich doch Anwenderfreundlich an. Das macht doch auch Sinn für Anwender die nur die WaWi benutzen und einfach die Rechnungen etc. an den Steuerberater übergeben möchten im Datev Format (oder auch an andere Buchhaltungssysteme). :)
     

Diese Seite empfehlen